テレワークで環境を整えるなら購入ではなくレンタルするのがおすすめ！

新型コロナウイルス感染拡大をきっかけに、テレワークを導入した企業は多いでしょう。また、さまざまな働き方を実現するため、これからテレワークを導入したい企業の方もいるのではないでしょうか。そんなテレワークに必要不可欠なのが、デジタル機器です。そこで、テレワークで環境を整えるためのデジタル機器レンタルについて解説します。

テレワーク環境を整えるならデジタル機器のレンタルがおすすめ

テレワーク環境を整えるためにデジタル機器を用意するときは、レンタルがおすすめです。そこでまずは、購入とレンタルの仕組みをそれぞれ見ていきましょう。

購入

デジタル機器を、企業が負担して購入する方法です。購入のため、利用期間の制限なく使えます。また、購入する機種も自由に選べるでしょう。その代わり、修理費用や廃棄の対応などは自社で行う必要があります。

また、導入時に高額な費用がかかるのもデメリットでしょう。デジタル機器を購入する場合、かかった費用は資産として計上されます。

レンタル

レンタル会社から、デジタル機器をレンタルする方法です。レンタル会社が所有している機種のなかから、自社に合った機種をレンタルできます。

選べる機種の種類は限られますが、その分修理費用はレンタル会社が負担してくれ、廃棄の際もレンタル会社に返却するだけです。デジタル機器をレンタルする場合、かかった費用は経費として計上されます。

デジタル機器のレンタルが最適！最新機器活用のメリット

ここからは、デジタル機器をレンタルするメリットを見ていきましょう。

さまざまな利用期間に対応できる

レンタルの場合、短期で使いたい場合から長期で使いたい場合まで、さまざまな利用期間に対応できます。新年度の研修などで一時的に多くのデジタル機器が必要という場合、1か月などの短期でレンタルが可能です。

テレワーク導入などによって、長期でデジタル機器をレンタルする場合、長期割引を設けているレンタル会社もあります。

新しいデジタル機器への入れ替えが簡単

デジタル機器をレンタルすると、新しい機器への入れ替えが簡単にできます。たとえばビジネスで使うパソコンの場合、3～5年で経年劣化が始まるとされています。経年劣化が始まると動作が重くなるなどして業務に支障をきたすため、買い替えなければいけません。

そこでレンタルなら、3年契約や5年契約にしておくことで、契約期間が終了するタイミングで、新しいパソコンに入れ替えられます。

廃棄費用がかからない

レンタルの場合、デジタル機器を廃棄するときの費用がかかりません。デジタル機器はゴミで捨てられないため、廃棄費用が必要です。しかしレンタルなら、必要がなくなればレンタル会社に返却するだけなので、廃棄費用は必要ありません。

故障時もすぐに代替え機を使える

万が一デジタル機器が故障したときでも、レンタルならすぐに代替え機を使えます。購入の場合、故障してしまうと、直るまでデジタル機器は使えません

主な業務をデジタル機器で行っている企業の場合、デジタル機器の故障は大打撃となるでしょう。そこでレンタルなら、レンタル会社がすぐに代替え機を送ってくれるので、デジタル機器の故障による業務への影響を最小限に抑えられます。

修理費用はレンタル会社負担

デジタル機器が故障したときは、修理費用をレンタル会社が負担してくれます。購入の場合は修理費用も自社で負担しなければならないため、大きな負担となってしまうでしょう。レンタルなら故障しても自社の負担がないため安心です。

かかる費用を毎月一定にできる

レンタルの場合、デジタル機器にかかる費用を毎月一定にできます。購入の場合、デジタル機器を導入する初期費用が高額になってしまいます。導入する台数によっては、企業にとって大きな負担となるでしょう。しかしレンタルなら、毎月一定額のレンタル料を支払うだけなので、導入時の負担が少なく済み、経費計算もしやすくなります。

効率的なテレワーク環境構築には本当にデジタル機器のレンタルが最適？

デジタル機器の導入におすすめのレンタルですが「自社にとって本当にレンタルが最適なのか？」と疑問に思う企業の方も多いでしょう。そこでここからは、デジタル機器をレンタルするデメリットを見ていきましょう。メリットと合わせて頭に入れておいてください。

選べる機種が限られる

デジタル機器のレンタルは、レンタル会社が所有している機種のなかから選んでレンタルする形になります。そのため、選べる機種が限られてしまうデメリットがあるのです。どうしても導入したい機種があるという場合、その機種を取り扱っているレンタル会社を探す必要があります。

長期レンタルの場合、購入のほうが安いケースがある

レンタル会社によっては、長期でレンタルする場合、購入の方が安いケースがあります。前述したように、長期でレンタルすると、長期割引が効いてお得に借りられることもあります。

しかし、そのような割引制度がないレンタル会社の場合、購入のほうが安くなるケースが珍しくないのです。デジタル機器を長期でレンタルしたい場合は、長期割引の有無や、購入したときとの費用を比較してみましょう。

まとめ

初期費用が高額になりやすいデジタル機器の導入も、レンタルにすれば、自社の負担を大幅に減らせます。さらに導入時だけでなく、機器の入れ替えや故障時の修理などもレンタル会社が行ってくれるため、総合的に見ても自社の負担が少なくなるでしょう。

これからデジタル機器を導入してテレワーク環境を整えたい企業の方は、ぜひレンタルのメリットとデメリットを理解したうえで、自社に合った方法でデジタル機器を導入してください。